Ce modèle est destiné aux mairies et aux associations gestionnaires d'une salle, qui la prêtent ou la louent ponctuellement à un habitant, à une association ou à une structure extérieure. Il reprend les clauses détaillées dans notre article sur le contenu d'une convention de mise à disposition et suppose un créneau déjà confirmé sur le planning, préalable rappelé dans notre article sur les doubles réservations. Il s'imprime en deux exemplaires, se remplit à la main au guichet et se signe avant la remise des clés, sans remplacer le règlement d'utilisation voté par la commune.
La commune ou l'association désignée ci-dessus met à la disposition du bénéficiaire la salle et les locaux annexes indiqués, pour la manifestation et aux dates et heures mentionnées. La mise à disposition est strictement personnelle : le bénéficiaire ne peut ni céder ses droits, ni prêter les clés, ni sous-louer la salle à un tiers. Tout usage différent de l'objet déclaré doit être signalé avant la signature et peut entraîner un refus ou l'application d'un autre tarif.
Le bénéficiaire s'engage à respecter les horaires de remise et de restitution des clés, ménage et rangement compris, ainsi que la capacité maximale de la salle, qui ne peut être dépassée en aucun cas. Il prend connaissance des consignes de sécurité, des issues de secours et de l'emplacement des extincteurs. Il s'engage à limiter les nuisances sonores selon les horaires indiqués par la commune, à respecter le voisinage et à laisser libres les accès de secours. Le règlement d'utilisation de la salle, remis ou affiché, fait partie de la présente convention.
La mise à disposition est consentie au tarif indiqué ci-dessus, fixé selon la grille en vigueur pour le profil du bénéficiaire, ou à titre gratuit lorsque cette mention est portée. Le paiement s'effectue selon les modalités indiquées, au plus tard à la remise des clés sauf accord écrit différent. La gratuité éventuelle ne dispense pas le bénéficiaire des autres obligations de la convention, en particulier la caution, l'assurance et l'état des lieux.
Un chèque de caution du montant indiqué est remis avant la remise des clés. Un état des lieux d'entrée et un état des lieux de sortie sont réalisés en présence des deux parties et signés par elles. Seules les différences constatées entre les deux états des lieux peuvent justifier une retenue. En cas de dégradation, de matériel manquant ou de ménage non effectué, la commune ou l'association chiffre la retenue sur justificatif, en informe le bénéficiaire par écrit et restitue le solde. Si le montant des dommages dépasse la caution, le complément est réclamé au bénéficiaire ou à son assureur.
Le bénéficiaire fournit, avant la remise des clés, une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant la manifestation, les dommages causés aux tiers ainsi que les dommages au bâtiment et au matériel. Sans cette attestation, les clés ne sont pas remises. Le bénéficiaire est responsable de la salle, du matériel et des personnes accueillies pendant toute la durée de la mise à disposition. Il déclare sans délai tout incident survenu. Les obligations propres à certains usages, comme une buvette ou un spectacle, restent à vérifier selon les textes en vigueur.
Le bénéficiaire qui renonce à la manifestation en informe la commune ou l'association par écrit dès que possible. Le sort des sommes déjà versées suit les règles indiquées ci-après, à compléter selon la grille votée : remboursement intégral au-delà du délai fixé, retenue partielle ou totale en deçà. La commune ou l'association peut reprendre la salle pour un motif d'intérêt général, notamment une élection, un événement communal ou un cas de force majeure ; les sommes versées sont alors intégralement restituées, sans autre indemnité.
La présente convention est établie en deux exemplaires originaux, un pour chaque partie, et signée avant la remise des clés. Le bénéficiaire reconnaît avoir reçu le règlement d'utilisation de la salle et en accepter les termes. Chaque signataire fait précéder sa signature de la mention manuscrite lu et approuvé, de son nom et de sa qualité. La convention prend effet à la date de signature et s'achève à la restitution des clés et à la signature de l'état des lieux de sortie.
SalleMuni aide les communes et les associations à gérer la réservation de leurs salles, à tenir un planning partagé et à éviter les doublons et les créneaux oubliés.
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