Voter une grille de tarifs sans connaître le coût réel d'une location, c'est décider à l'aveugle. Une salle des fêtes chauffée un samedi d'hiver, nettoyée le dimanche et gérée par un agent qui rédige la convention et fait deux états des lieux coûte bien plus que sa facture d'électricité. Renseignez la durée, les charges et le nombre de locations par an : l'outil affiche le coût de revient d'une location, l'écart avec votre tarif et le résultat annuel.
Le calculateur additionne quatre postes pour une seule location. Le premier est l'énergie : la durée d'occupation multipliée par un coût horaire de chauffage et d'électricité, que vous ajustez selon vos factures, la saison et la taille de la salle. Le deuxième est le ménage, forfait ou heures d'agent d'entretien. Le troisième est le temps d'agent administratif, valorisé au coût horaire chargé : traitement de la demande, rédaction de la convention, remise des clés, états des lieux et restitution de la caution. Le quatrième est la part d'entretien annuel de la salle, répartie sur le nombre de locations de l'année : plus la salle tourne, plus cette part diminue. Le tarif appliqué est ensuite comparé à ce coût pour donner le résultat par location, le taux de couverture et le résultat annuel.
Le résultat n'intègre ni l'amortissement du bâtiment lui-même, ni les assurances de la commune, ni les gros travaux de rénovation, qui relèvent du budget d'investissement et non du coût d'une location. Il ne tient pas compte non plus des dégradations imputées sur la caution, ni du manque à gagner lorsqu'une salle reste vide. Les valeurs proposées par défaut sont des ordres de grandeur pour une salle communale de taille moyenne : remplacez-les par vos propres chiffres avant de présenter le résultat en conseil municipal. Une mise à disposition gratuite à une association n'est pas une erreur de gestion, c'est un choix politique : l'outil sert simplement à en connaître le montant.
Connaître le coût de revient permet de fixer un plancher défendable pour les loueurs extérieurs et de chiffrer, en toute transparence, la subvention en nature accordée aux associations locales. Notre article sur la construction d'une grille de tarifs prolonge ce calcul.
SalleMuni rattache une grille de tarifs à chaque salle et à chaque type de loueur, pour que le montant voté soit celui qui est encaissé.
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