Un habitant demande la salle pour cent vingt personnes : tiennent-elles assises à table ? La réponse dépend de la surface réellement disponible, de la disposition choisie et de l'effectif maximal fixé par la commission de sécurité. Indiquez la surface de la salle, la configuration de l'événement et le nombre de personnes attendues : le simulateur calcule la capacité d'aménagement, la compare à l'effectif autorisé et vous dit si l'événement tient, avec le nombre de tables à prévoir.
Le simulateur part de la surface utile de la salle et en retire la part neutralisée par la scène, le buffet, la piste de danse, les circulations et l'accès aux issues : c'est la surface réellement disponible pour les convives. Cette surface est divisée par le ratio de mètres carrés par personne correspondant à la configuration choisie. Debout, une personne occupe environ un demi-mètre carré ; assise en rangs, environ un mètre carré ; à table pour un repas, un mètre carré et demi ; en réunion avec des tables de travail, deux mètres carrés et demi. Le résultat, arrondi à l'entier inférieur, est la capacité d'aménagement. Elle est ensuite plafonnée par l'effectif maximal autorisé pour la salle, si vous l'avez renseigné, ce qui donne la capacité à retenir.
Les ratios de surface par personne sont des repères d'aménagement, utiles pour savoir si des tables rentrent dans la pièce. Ils ne remplacent pas l'effectif maximal fixé pour la salle en tant qu'établissement recevant du public, qui tient compte des issues de secours, de la largeur des dégagements et de la nature de l'activité. Ce chiffre figure sur le registre de sécurité de la salle et sur l'arrêté d'ouverture : c'est lui qui s'impose, quelle que soit la surface. Si le simulateur affiche une capacité d'aménagement supérieure à l'effectif autorisé, la différence vous indique simplement que l'espace ne manque pas ; l'effectif, lui, ne se dépasse jamais. À l'inverse, une salle autorisée pour deux cents personnes n'en assied pas deux cents à table si la surface ne le permet pas.
Inscrivez la capacité retenue et la configuration prévue dans la convention de mise à disposition, et rappelez au loueur qu'elle ne peut être dépassée. Notre article sur la convention de mise à disposition détaille les clauses à prévoir.
SalleMuni affiche pour chaque salle sa capacité, ses équipements et ses règles d'usage, pour que les demandes arrivent déjà bien orientées.
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