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Que vérifier avant de remettre les clés d'une salle communale et à sa restitution ?

Cette checklist s'adresse au secrétaire de mairie, à l'agent d'accueil ou au bénévole chargé de remettre les clés d'une salle des fêtes, d'une salle polyvalente ou d'un gymnase. Elle suit l'ordre réel d'une location : dossier, état des lieux d'entrée, consignes au loueur, état des lieux de sortie, puis sort de la caution. Elle prolonge nos conseils sur la gestion des cautions et des états des lieux et sur les assurances à exiger avant un prêt de salle. Imprimée en deux exemplaires, elle se coche à l'entrée puis à la sortie.

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Checklist remise des clés et état des lieux

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Avant la remise des clés : le dossier

Vérifier que la réservation est bien confirmée sur le planning, sans autre demande sur le même créneau
Contrôler que la convention de mise à disposition est signée par le loueur et par la commune
S'assurer que l'attestation d'assurance responsabilité civile est au dossier et couvre la date de l'événement
Vérifier l'encaissement du tarif de location ou la date de paiement convenue
Vérifier la réception du chèque de caution et noter son montant sur le dossier
Relire l'objet de l'événement et le nombre de personnes annoncées par rapport à la capacité retenue
Préparer le trousseau de clés ou le badge, avec le nombre de clés remises noté
Prévoir l'heure exacte de remise et de restitution des clés, ménage compris

État des lieux d'entrée, avec le loueur

Faire le tour de la salle avec le loueur, jamais seul, en suivant toujours le même parcours
Noter l'état du sol, des murs, des vitres et des sanitaires, avec tout défaut déjà présent
Compter les tables et les chaises, et inscrire le nombre sur la fiche
Vérifier la propreté et le fonctionnement des équipements de cuisine, réfrigérateur et four compris
Contrôler l'éclairage, le chauffage, la sono et tout matériel prêté
Prendre des photos datées des points sensibles : four, sanitaires, sol, mobilier
Faire signer l'état des lieux d'entrée par le loueur et par la personne qui remet les clés

Consignes à rappeler au loueur

Rappeler la capacité maximale de la salle et l'interdiction de la dépasser
Montrer les issues de secours, l'emplacement des extincteurs et le tableau électrique
Indiquer les horaires à respecter, en particulier la fin de la musique et la fermeture
Expliquer le tri des déchets, le local poubelles et le sort des bouteilles en verre
Préciser le niveau de ménage attendu : sol balayé et lavé, sanitaires et cuisine propres, mobilier rangé
Donner le numéro à joindre en cas de problème pendant l'événement
Rappeler que le loueur ne doit ni prêter les clés ni sous-louer la salle

État des lieux de sortie

Refaire le même parcours qu'à l'entrée, avec le loueur, à l'heure convenue
Comparer chaque point avec la fiche d'entrée et noter uniquement les différences
Recompter les tables et les chaises, et vérifier qu'aucune n'est cassée
Contrôler la propreté du four, du réfrigérateur, des plans de travail et des sanitaires
Vérifier que les déchets ont été évacués et les poubelles sorties ou triées
Prendre des photos datées de tout dégât ou manquement constaté
Récupérer toutes les clés remises et vérifier que la salle est fermée, lumières et chauffage éteints
Faire signer l'état des lieux de sortie par les deux parties, avec les réserves écrites

Après la location : caution et archivage

Décider de la restitution totale, partielle ou de la retenue de la caution à partir des seules différences constatées
Chiffrer chaque retenue à partir d'un devis, d'une facture de ménage ou d'un prix de remplacement
Informer le loueur par écrit du montant retenu et de son motif, photos à l'appui
Restituer le chèque de caution ou l'encaisser selon la décision prise, et noter la date
Classer la convention, les deux états des lieux et les photos dans le dossier de la réservation
Signaler au service technique les réparations à prévoir avant la location suivante

Comment utiliser ce modèle

À utiliser pour chaque location, y compris les mises à disposition gratuites aux associations : c'est souvent là que les états des lieux sont oubliés.
La fiche est remplie par la personne qui remet les clés, en présence du loueur, et signée par les deux. Un exemplaire part avec le loueur, l'autre reste au dossier.
Conserver les états des lieux et les photos au moins jusqu'à la restitution définitive de la caution ; la durée de conservation exacte est à vérifier selon les textes en vigueur.
Un outil comme SalleMuni permet de renseigner cet état des lieux sur téléphone, avec photos datées, mais une version papier signée reste tout à fait valable.

Questions sur ce modèle

Peut-on faire l'état des lieux sans le loueur pour gagner du temps ?

C'est déconseillé. Un état des lieux réalisé seul se conteste facilement, car le loueur n'a rien pu vérifier ni signer. Le tour de la salle à deux prend dix minutes et supprime presque tous les litiges sur la caution. Si le loueur ne peut pas être présent, notez-le sur la fiche et prenez davantage de photos datées.

Que faire si un défaut est découvert après la restitution des clés ?

Sans mention sur l'état des lieux de sortie signé, la retenue devient très difficile à justifier. C'est pourquoi la checklist insiste sur le tour complet avant la signature. Si le défaut est découvert plus tard, contactez le loueur de bonne foi, mais considérez que la caution ne pourra probablement pas être retenue sans preuve.

Faut-il un état des lieux pour une réunion associative d'une heure ?

Un état des lieux allégé suffit souvent pour un usage court et régulier, par exemple une fiche hebdomadaire signée par le responsable de l'association. Ce qui compte, c'est de garder une trace de l'état trouvé et de l'état rendu, pour que la salle ne se dégrade pas d'un usager à l'autre sans que personne ne soit responsable.

Comment chiffrer une retenue de caution de façon défendable ?

Appuyez-vous sur un élément objectif : devis de réparation, facture de la prestation de ménage supplémentaire, prix d'achat d'une chaise identique. Une retenue forfaitaire décidée à l'oeil est la plus contestée. Afficher un barème des retenues à côté de la grille de tarifs, voté en même temps qu'elle, rend la décision lisible pour tous.