Un cahier de réservations ne coûte rien à l'achat, mais il consomme chaque semaine des heures d'accueil : appels pour une simple date, demandes ressaisies, conflits de créneaux à démêler. Ce comparateur chiffre le temps d'agent de votre organisation actuelle, l'estime avec une gestion en ligne où les habitants voient les disponibilités et déposent eux-mêmes leur demande, puis calcule à partir de combien d'heures économisées par mois un abonnement est couvert.
Le comparateur reconstitue, sur une année, le temps d'agent consommé par la gestion des salles dans votre organisation actuelle : le nombre de demandes multiplié par le temps de traitement d'une demande au guichet ou au téléphone, plus le temps passé chaque mois à renseigner sur les disponibilités, plus le temps consacré à résoudre les conflits de créneaux. Le scénario en ligne repose sur trois hypothèses explicites. Les demandes arrivent complètes et se valident en quelques minutes, d'où le temps de traitement réduit que vous renseignez. Les habitants voient les créneaux libres eux-mêmes : seule la part de renseignement que vous indiquez, un quart par défaut, est conservée pour ceux qui continuent d'appeler ou de passer. Enfin, un planning partagé signale les doublons avant confirmation : les conflits sont donc comptés à zéro dans ce scénario. La différence entre les deux totaux, valorisée au coût horaire chargé, est comparée au coût annuel de l'abonnement.
Le résultat ne compte que le temps d'agent. Il ignore ce qu'une double réservation coûte en image auprès des habitants, le temps des élus sollicités pour arbitrer, les recettes perdues quand une salle libre n'est pas connue, et le temps de mise en place de l'outil la première année. Il ne tient pas compte non plus du fait que les heures économisées ne sont pas des heures supprimées : elles sont réaffectées à l'accueil, à l'état civil ou à l'urbanisme, ce qui est précisément l'objectif. Les hypothèses du scénario en ligne, une part du renseignement conservée et zéro conflit, sont volontairement simples : si votre commune compte beaucoup d'habitants peu à l'aise avec le numérique, augmentez la part des questions de disponibilité qui subsistent, jusqu'à la totalité si vous préférez ne compter aucun gain sur ce poste.
Utilisez le résultat pour situer l'enjeu, pas pour promettre un gain précis. Si le seuil de couverture représente moins d'une demi-journée d'agent par mois, la question n'est plus financière : elle porte sur l'organisation de l'accueil, comme l'explique notre article sur l'ouverture de la réservation en ligne.
Avec SalleMuni, les habitants déposent leur demande en ligne, vous validez ou arbitrez, et chaque créneau n'est promis qu'une fois.
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